WhatsApp für SHK-Betriebe: eine Nummer, das ganze Team antwortet

Heizung aus, Foto vom Fehlercode, Termin bestätigen – Ihre Kunden schreiben ohnehin per WhatsApp. Mit Kundenkanal landen diese Nachrichten nicht auf dem Handy eines Monteurs, sondern im Postfach Ihres Betriebs, wo jeder im Team sie sehen, zuweisen und beantworten kann.

• 48.000 SHK-Betriebe in Deutschland (ZVSHK, 2025)
• 8 Beschäftigte hat ein SHK-Betrieb im Schnitt (ZVSHK, 2025)
• 50 % der SHK-Betriebe haben offene Stellen (ZVSHK, 2025)
• 62 % der Handwerksbetriebe nutzen bereits Messenger wie WhatsApp (Bitkom, 2025)

Der Alltag: Das Telefon klingelt, der Monteur steht im Heizungskeller

Ein SHK-Betrieb hat im Schnitt acht Beschäftigte, und die meisten davon sind tagsüber genau dort, wo man kein Telefon abnimmt: im Keller, auf dem Dach, unter der Spüle. Jeder zweite Betrieb hat offene Stellen, das Büro ist oft eine Person – oder niemand. Anrufe landen auf dem Anrufbeantworter, Kunden rufen dreimal an, und irgendwann den nächsten Betrieb.

Gleichzeitig haben sich Ihre Kunden längst umgestellt. Sie schicken das Foto vom Fehlercode am Heizgerät, das Video vom tropfenden Eckventil, die Frage „Passt Donnerstag 14 Uhr?" – per WhatsApp, weil das der Kanal ist, auf dem sie ohnehin den ganzen Tag schreiben. 62 Prozent der Handwerksbetriebe nutzen deshalb bereits Messenger im Betrieb. Nur landet das alles meist auf dem privaten Handy eines Monteurs oder des Chefs: Das Büro weiß nichts davon, die Fotos landen nie in der Auftragsakte, und wenn der Kollege krank ist, ist der Kunde weg.

Kundenkanal löst genau dieses Problem – nicht mehr und nicht weniger.

So arbeitet ein SHK-Betrieb mit Kundenkanal

Eine Nummer für den Betrieb. Ihre Kunden schreiben an Ihre Festnetznummer oder an eine Nummer, die Sie für Kundenkanal anlegen. Am Heizgerät, am Warmwasserspeicher und auf dem Firmenwagen klebt ein QR-Code: „Scan für Service". Der Kunde scannt, WhatsApp öffnet sich mit Ihrem Betrieb als Kontakt, er schreibt – fertig.

Ein Postfach für das Team. Jede Nachricht erscheint im Team-Postfach von Kundenkanal – im Büro am Rechner, beim Monteur in der App. Sie weisen die Anfrage einem Kollegen zu, hinterlassen eine interne Notiz („Kunde hat Wartungsvertrag, Gas-Brennwertgerät Baujahr 2016"), legen daraus ein To-do an. Nichts steckt mehr auf einem einzelnen Handy.

Vorlagen für alles, was sich wiederholt. Terminbestätigung, „Der Monteur ist in 20 Minuten bei Ihnen", „Ihr Ersatzteil ist da", „Bitte halten Sie den Zugang zur Heizungsanlage frei" – einmal formulieren, mit einem Tipp senden. Terminerinnerungen gehen automatisch raus.

Kampagnen, wenn es sich lohnt. Vor der Heizsaison an alle Kunden mit Gasheizung: „Jetzt Wartungstermin sichern." Im Frühjahr an alle mit Wärmepumpe: „Jahreswartung planen?" Und an alle mit Lüftungsanlage: „Filterwechsel fällig?" Sie wählen das Segment, nutzen eine Vorlage oder lassen sich einen Text vorschlagen, und versenden an alle gleichzeitig – mit dokumentierter Einwilligung.

Ihr privates WhatsApp bleibt privat. Kundenkanal läuft parallel zur normalen WhatsApp-App auf demselben Handy. Feierabend heißt Feierabend: Sie schließen die Kundenkanal-App, die Abwesenheitsnotiz übernimmt.

„Unsere Kunden schreiben jetzt einfach WhatsApp – wir antworten als Team, wenn es passt. Kein Telefonstress mehr."

— Finn Wolters, Wolters Wärme & Wasser

Sechs Situationen aus dem SHK-Alltag

Notdienst-Anfrage mit Foto statt Rückruf

„Hallo, unsere Heizung ist ausgefallen und es wird kalt." Dazu ein Foto vom Display mit dem Fehlercode. Ihr Büro sieht auf einen Blick, ob das ein Fall für heute Nachmittag oder für den Notdienst ist, fragt per Vorlage nach Hersteller, Gerätetyp und Baujahr, und der Kundendiensttechniker weiß vor der Anfahrt, welches Ersatzteil er mitnimmt. Eine Anfahrt gespart ist ein Auftrag mehr am Tag.

Terminbestätigung und Erinnerung

Termin vereinbart, Bestätigung per Vorlage raus, am Vortag automatisch die Erinnerung: „Morgen zwischen 8 und 10 Uhr kommt unser Techniker zur Heizungswartung. Bitte den Zugang zum Heizraum freihalten." Der Kunde antwortet „Passt" oder „Geht 10 Uhr auch?" – und niemand steht vor verschlossener Tür.

Wartungskampagne vor der Heizsaison

Im September an alle Kunden mit Gas- oder Ölheizung, deren letzte Wartung über zehn Monate zurückliegt: eine Nachricht, ein Link zur Terminwahl oder einfach „Antworten Sie mit Ihrem Wunschtermin". Was früher zwei Wochen Telefonieren war, ist eine Viertelstunde.

Angebot nachfassen

Das Angebot für die neue Wärmepumpe ist seit einer Woche beim Kunden. Statt anzurufen: „Guten Tag Herr Müller, haben Sie Fragen zu unserem Angebot? Wir haben aktuell noch Kapazitäten für Oktober." Freundlich, ohne Druck, und der Kunde antwortet, wenn es ihm passt.

Material und Lieferstatus

„Das Ersatzteil für Ihre Therme ist eingetroffen, wann dürfen wir kommen?" Oder umgekehrt: Der Kunde schickt ein Foto des alten Heizkörperthermostats mit Typenschild, Sie bestellen das passende, ohne vorher hinzufahren.

Nach dem Auftrag: Bewertung und Wartungsvertrag

Zwei Tage nach dem Einbau: „Läuft alles? Wenn Sie zufrieden sind, freuen wir uns über eine Google-Bewertung." Und drei Wochen später das Angebot für den Wartungsvertrag – an einen Kunden, der Sie gerade als zuverlässig erlebt hat.

Was Kundenkanal von der WhatsApp Business App unterscheidet

Die kostenlose WhatsApp Business App ist für Ein-Personen-Betriebe eine gute Sache. Sobald mehr als einer antworten soll, stößt sie an Grenzen: Die Nummer gehört zu einem Handy, das Büro sieht nichts, Zuweisung und Notizen gibt es nicht, und die App gleicht das komplette Adressbuch des Handys mit Meta ab – ein Datenschutzproblem, sobald darauf Kundennummern liegen.

Kundenkanal nutzt die WhatsApp Business Plattform, die Schnittstelle für Unternehmen. Das heißt: eine Nummer für beliebig viele Mitarbeiter, Zuweisung, interne Notizen und To-dos, Vorlagen und Kampagnen, Festnetznummer möglich, kein Adressbuch-Abgleich. Dafür berechnet Meta für bestimmte Nachrichten kleine Gebühren – dazu gleich mehr. Wer wissen will, welcher Weg für seinen Betrieb der richtige ist, findet im Artikel WhatsApp im Team: drei Wege für Handwerksbetriebe den ehrlichen Vergleich, inklusive der Fälle, in denen die kostenlose App reicht.

Datenschutz, in einem Absatz

Kundenkanal verarbeitet die Nachrichten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag, auf Servern in Deutschland, ohne Zugriff auf Ihr Adressbuch. Sie erhalten von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und für Marketing-Nachrichten holen Sie die Einwilligung Ihrer Kunden ein – per QR-Code, über ein Formular oder im Gespräch. Kundenkanal speichert, wer wann zugestimmt hat. Service-Nachrichten, mit denen Sie auf eine Kundenanfrage antworten, brauchen keine gesonderte Einwilligung; der Kunde hat Ihnen ja geschrieben.

Was es kostet

Kundenkanal kostet 39 € im Monat für zwei Benutzer, jeder weitere 10 €; bei jährlicher Zahlung 419 €. Der erste Monat ist kostenlos, Sie können monatlich kündigen, es gibt keine Einrichtungsgebühr.

Dazu kommen die Gebühren von Meta, die Sie direkt an Meta zahlen und die wir Ihnen nicht verschweigen: Nachrichten Ihrer Kunden an Sie sind kostenlos. Ihre Antworten innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht sind ab Oktober 2026 bis 1.000 Stück pro Monat kostenlos, danach rund 4,6 Cent je Nachricht. Vorlagen-Nachrichten wie Terminerinnerungen kosten rund 4,6 Cent, Marketing-Kampagnen rund 11 Cent je Nachricht.

Für einen Betrieb mit acht Beschäftigten, 15 Kundengesprächen am Tag, 60 Terminerinnerungen im Monat und einer Wartungskampagne an 300 Kunden pro Quartal heißt das: etwa 3 € im Monat für Erinnerungen, etwa 11 € im Monat anteilig für die Kampagne, und die Antworten bleiben im kostenlosen Kontingent. Rechnen Sie es mit Ihren Zahlen durch.

In 15 Minuten eingerichtet

Sie registrieren sich, verbinden Ihre Nummer mit der WhatsApp Business Plattform (Festnetz oder Mobil), laden das Team ein, drucken den QR-Code für Aufkleber und Fahrzeuge und legen die erste Vorlage an. Die Registrierung dauert fünf Minuten; die Verifizierung Ihres Unternehmens bei Meta ist je nach Fall in Minuten oder in wenigen Tagen erledigt. Wenn es hakt, schreiben Sie uns – per WhatsApp, natürlich.

Kostenlos testen – erster Monat gratis

Ohne Vertragsbindung, ohne Einrichtungsgebühr. Wenn es nicht passt, kündigen Sie im ersten Monat und zahlen nichts.